放課後デイ向け｜Googleフォームでいつでも送れるご意見・ご要望フォームを作る方法【前編】

「保護者のご意見や、日頃の感謝の声を拾い上げたいけれど、アンケート用紙を配っても、なかなか集まらない…」
「連絡帳だと、保護者もちょっとした気づきや要望を書きづらいかもしれない」

放課後等デイサービスを運営する中で、このようなお悩みはありませんか？

保護者からの声は、事業所をより良くするための大切なヒントです。しかし、紙のアンケートは配布や回収に手間がかかるため、なかなか続けるのは難しいものです。

そこでおすすめなのが、Googleフォームを使った「いつでも送れるご意見・ご要望フォーム」です。

保護者は気づいたときにスマホから送ることができ、回答は自動でGoogleスプレッドシートに保存されるため、管理者も手軽に確認できます。

さらに、ご意見・ご要望のカテゴリをあらかじめ用意しておけば、内容を整理しやすく、後から見返す際にも役立ちます。

この記事では、放課後デイで使いやすいご意見・ご要望フォームの作り方を、前編・後編に分けてご紹介します。

なぜ放課後デイに「いつでも送れるWebご意見箱」が必要なのか？

保護者の声を聞く手段として、多くの施設で行われているのが「年1〜2回の書面アンケート」や「日々の連絡帳」です。

私の子どもも放課後デイに通っていますが、意見や要望を伝える機会は、年に1回程度のアンケートくらいです。

「こうだったらもっと便利なのに」「こんな仕組みがあればいいのに」と思うことがあっても、連絡帳に書くほどではなく、そのままになってしまうこともありました。

しかし、業務の負担や保護者の伝えやすさという視点で見ると、これらの方法にはいくつか課題もあります。

紙のアンケートや連絡帳が抱える「3つの課題」

配布や回収に手間がかかる（紙アンケート）

用紙の印刷、配布、提出の呼びかけ、回収、そして回答内容をExcelへ入力する作業まで、紙のアンケートは意外と手間がかかります。ただでさえ忙しい現場にとって、この作業は大きな負担です。

気づきや改善が遅れやすい（年数回のアンケート）

「実は数か月前から送迎時間が少し気になっていました」と、アンケートで初めて知ることもあります。小さな気づきを早めに共有できる仕組みがあると、改善にもつなげやすくなります。

ちょっとした意見やアイデアを書きづらい（連絡帳）

連絡帳は、毎日の体調や出欠連絡などの事務連絡が中心です。

そのため保護者からすると、「こんな細かいことを書いてもいいのかな」「面倒な親だと思われないかな」と感じてしまい、施設をより良くするためのちょっとした提案ほど、書くのをためらってしまうことがあります。

「わざわざ連絡帳に書くほどではないけれど、伝えておきたいこと」の中には、施設運営をより良くするヒントが隠れていることもあります。

そんなときに便利なのが、いつでもスマホから送れる「Webご意見箱（Googleフォーム）」です。

フォームの印象を左右する「タイトル」の付け方

「24時間いつでも送れる窓口を作ったら、苦情ばかり届くのでは…」

そんな不安を感じる方もいるかもしれません。

もちろん、Googleフォームを設置したからといって、苦情が増えるとは限りません。しかし、フォームのタイトルや説明文の書き方によって、保護者が受ける印象は大きく変わります。

そこで意識したいのが、「どのような目的のフォームなのか」をタイトルで伝えることです。

例えば、「施設をより良くするためのご意見・ご要望を募集しています」という目的が伝われば、保護者も気軽に意見やアイデアを送りやすくなります。

タイトルの❌ NG例と ⭕️ おすすめ例

まずは、タイトルの例を見てみましょう。

なぜおすすめしないの？

「苦情」や「不満」という言葉がタイトルに入っていると、不満を伝えるための窓口という印象を与えやすくなります。

保護者が気軽に意見や要望を送れるようにするためにも、前向きな目的が伝わるタイトルを付けるのがおすすめです。

おすすめする理由

「より良い施設づくりのため」と目的を伝えることで、「改善のための意見を伝える場所」ということが分かりやすくなります。

また、「ご意見・ご要望フォーム」という表現は、気づいたことやちょっとした提案も送りやすい印象を与えます。

入力しやすく、集計もしやすい！おすすめの「3つのフォーム項目」

タイトルでフォームの目的が伝わるようにしたら、次は質問項目です。

良かれと思って質問項目を増やしたくなるかもしれません。しかし、項目が増えるほど入力の負担も増え、保護者が途中で入力をやめてしまう原因にもなります。

そこでおすすめなのが、保護者も入力しやすく、管理者も後から集計しやすい次の3項目です。

「これだけで足りるの？」と思われるかもしれませんが、日常的に運用するのであれば、この3項目だけでも十分活用できます。

保護者にとっては入力しやすく、管理者にとっては集計しやすい。この3項目がおすすめな理由を見ていきましょう。

この3項目がおすすめな2つの理由

① 保護者が文字を入力するのは実質1項目だけ

忙しい保護者がスマホでフォームを開いたとき、入力欄がたくさん並んでいると、「後で入力しよう」と思って、そのまま忘れてしまうこともあります。

この3項目なら、「お名前」は任意、「カテゴリ」は選択するだけなので、保護者が文字を入力するのは実質「具体的なご意見・ご要望」だけです。

匿名でも送れるため、「ちょっと気になったこと」や「こうなるともっと良いな」と感じたことも、伝えやすくなります。

また、入力する項目も少ないため、思いついたときにすぐ送れるのも、このフォームのメリットです。

② データが整理しやすく、後から集計しやすい

後から集計しやすい形でデータを集めることも大切です。

例えば、「送迎についての意見」「イベントについての意見」と質問を細かく分けてしまうと、回答が保存されるスプレッドシートやExcelの列がどんどん増えていきます。

列が増えると、後からパワークエリで読み込んだり、ピボットテーブルで集計したりする際に、データを整理する手間が増えてしまいます。

そこで、「ご意見・ご要望のカテゴリ」を1つ設け、内容はすべて「具体的なご意見・ご要望」にまとめる構成にしておけば、データが縦方向にきれいに積み重なります。

このような形にしておくと、後から集計や分析を行う際も扱いやすくなります。

保護者にとっては入力しやすく、管理者にとっては集計しやすい。
このバランスの良さが、この3項目をおすすめする理由です。

項目が決まったら、次は2項目目の「ご意見・ご要望のカテゴリ」を設定していきます。

カテゴリの内容によって、保護者が選びやすさや回答の集まり方も変わってきます。

次の章では、放課後デイで使いやすいカテゴリの考え方と、おすすめの設定例をご紹介します。

「送迎」や「利用ルール」を上手に取り入れるカテゴリ設定

おすすめの3項目が決まったら、次は2項目目の「ご意見・ご要望のカテゴリ」を設定します。

カテゴリは、後から集計しやすくするだけでなく、保護者がどのような気持ちでフォームを利用するかにも影響する項目です。

放課後デイでは、保護者から寄せられるご意見・ご要望の中でも、「送迎」や「欠席・振替のルール」についての内容は比較的多いのではないでしょうか。

そのため、カテゴリを作る際に「送迎」という項目を独立して用意したくなるかもしれません。

「送迎」を独立したカテゴリにしない理由

送迎は日々の生活に関わる内容のため、要望や相談が集まりやすいテーマです。

そこで、あえて「送迎」というカテゴリを独立させるのではなく、「環境」や「連絡」の説明文に含める形にすると、カテゴリ全体のバランスが取りやすくなります。

おすすめのカテゴリ設定

例えば、次のようなカテゴリがおすすめです。
Googleフォームの説明欄には、次のような補足を書いておくと、保護者にも分かりやすくなります。

内容に近いカテゴリを1つ選択してください。

• 活動：カリキュラムや支援内容、お子さまへの関わり方など
• 行事：イベントや長期休暇のプログラムなど
• 環境：施設内の設備、おやつ、送迎など
• 連絡：連絡帳、お便り、お迎え時の対応、欠席・振替のルールなど
• 応援：職員への感謝や励ましのメッセージなど
• その他：上記以外の内容

このように、「送迎」は「環境」、「欠席」や「振替」は「連絡」の中に含めることで、カテゴリ数を増やしすぎず、シンプルな構成にできます。

カテゴリ名も短く統一しておけば、スプレッドシートやExcelで集計するときにも扱いやすくなります。

また、「1.活動」「2.行事」のようにカテゴリ名の先頭に番号を付けておくのもおすすめです。後でピボットテーブルなどで集計した際に、設定した順番で表示されやすくなり、見やすく管理できます。

「応援」カテゴリを入れるのもおすすめ

もう一つおすすめしたいのが、「応援」というカテゴリを用意することです。

ご意見フォームというと、「改善してほしいことを書く場所」という印象を持たれることがあります。

そこで、「応援」というカテゴリを設けておくと、

• 「いつもありがとうございます。」
• 「先日のイベントを子どもがとても楽しんでいました。」

といった感謝や励ましの声も気軽に送ってもらいやすくなります。

こうした声は、職員にとって日々の励みにもなります。

ご意見やご要望だけでなく、前向きな声も受け取れるフォームにしておくことが、長く運用しやすい仕組みづくりにつながります。

コピーしてすぐ使える！ご意見・ご要望フォームのサンプル

ここまで、入力しやすく、集計しやすいフォームの作り方をご紹介してきました。

「内容は分かったけれど、自分で一から作るのは少し大変そう…」

そんな方のために、放課後デイ向けの「ご意見・ご要望フォーム」のサンプルをご用意しました。

以下のリンクから、ご自身のGoogleドライブにコピーして、そのままお使いいただけます。

※ボタンをクリックすると別タブで「コピーを作成」の画面が表示されます。
「コピーを作成」をクリックすると、ご自身のGoogleドライブに保存されます。

サンプルをコピーした後に確認したい2つのポイント

コピーしたフォームは、そのままでも利用できますが、保護者へ案内する前に次の2点を確認しておきましょう。

① 施設名を変更する

説明欄の1行目には、「放課後等デイサービス ○○○○」と入力しています。

ご自身の事業所名に変更してからご利用ください。

なお、フォームタイトルは、スマホでも見やすい長さを意識しています。タイトルを変更する場合は、長くしすぎるとスマホでは表示が見づらくなることがあるため、ご注意ください。

② 必要に応じて説明文を調整する

カテゴリ名はそのままでも、説明文は事業所の運営方法に合わせて変更できます。

例えば、

• 送迎を実施していない
• 連絡帳ではなく連絡アプリを利用している

といった場合は、説明文の内容を実際の運用に合わせて変更してください。

ここまで設定できたら、フォームの準備は完了です。

次は、回答を自動で保存するための「Googleスプレッドシートとの連携」を設定していきましょう。

届いたご意見をリアルタイムで確認する「スプレッドシート連携」

サンプルフォームをご自身のGoogleドライブにコピーし、施設名の変更が終わったら、最後にGoogleスプレッドシートとの連携を設定しましょう。

この設定をしておくと、保護者がフォームから送信した内容が、自動でスプレッドシートに保存されるようになります。

設定は数クリックで完了しますので、画面を見ながら一緒に進めていきましょう。

スプレッドシートへ連携する2ステップ

「回答」タブを開き、「スプレッドシートにリンク」アイコンをクリックする

Googleフォームの編集画面で、上部の「回答」タブをクリックします。

画面右上に表示される緑色の「スプレッドシートにリンク」アイコンをクリックしてください。

「新しいスプレッドシートを作成」を選び、「作成」をクリックする

表示された画面で、「新しいスプレッドシートを作成」が選択されていることを確認し、「作成」をクリックします。

作成したスプレッドシートは、初期状態ではフォームと同じ名前になります。

後から見分けやすいように、「ご意見一覧」など、分かりやすい名前に変更しておくのもおすすめです。

新しい回答が届いたらメールで通知を受け取る設定

スプレッドシートとの連携が終わったら、最後に設定しておきたいのが「メール通知」です。

メール通知を設定しておくと、新しい回答があったことをすぐに確認できます。
設定は数クリックで終わるので、このタイミングで済ませておきましょう。

これで、保護者がフォームを送信すると、新しい回答があったことをGoogleアカウントのメールで確認できるようになります。

フォームを毎日開いて確認する必要がなくなるため、見落とし防止にも役立ちます。

スプレッドシートと連携するとどうなる？

設定が完了すると、Googleドライブ内にスプレッドシートが作成されます。

今後は、保護者がフォームからご意見・ご要望を送信すると、自動でスプレッドシートへ記録されます。

• 送信日時（タイムスタンプ）が自動で記録される
• 「お名前」「ご意見・ご要望のカテゴリ」「具体的なご意見・ご要望」が1行ずつ追加される
• 回答を手入力で転記する必要がない

紙のアンケートのように、回収したご意見・ご要望をExcelへ転記する作業は不要になります。

また、今回ご紹介した3項目の構成であれば、データが縦に並ぶため、一覧として確認しやすく、後から集計する際にも扱いやすくなります。

これで、保護者から届いたご意見・ご要望を、スプレッドシートでいつでも確認できる環境が整いました。

まとめ

保護者が意見や要望を送りやすく、管理者も確認・集計しやすい「ご意見・ご要望フォーム」の土台が完成しました。

最後に、今回設定した内容を振り返ってみましょう。

• サンプルフォームのコピー：サンプルフォームをコピーして、自施設用のフォームを作成
• スプレッドシートとの連携：送信されたご意見・ご要望を自動で蓄積
• メール通知の設定：新しい回答が届いたことをメールですぐに確認

これで、紙のアンケートを回収してExcelへ入力し直す作業は不要になります。また、新しい回答もメールで確認できるため、見落とし防止にも役立ちます。

シンプルな仕組みですが、日々の業務負担を減らしながら、保護者の声を継続して集められる環境づくりにつながります。

フォームを作成したら、次は集計・分析です。後編では、Googleスプレッドシートでご意見・ご要望をカテゴリ別に自動集計し、施設運営に活かす方法をご紹介します。