放課後デイの利用者管理についてもDX化してみました。
きっかけは、連絡帳に書かれている「次回利用予定」がときどき間違っていたことでした。
単なる記述ミスなのか、本当にExcelで管理している予定が間違っているのかが分からず、
そのたびに確認の電話をしていました。
連絡帳に書かれている次回利用予定の時間が違うようなのですが、
今日のお迎えは学校に13:30でよろしいでしょうか？
すみません、連絡帳の記載が間違っていました。
今日はその時間でお迎えに伺う予定です。
間違いが続いたので、どうやって予定を確認しているのか聞いてみたところ、
月別の利用者一覧表を目視で確認して書いているとのことでした。
その一覧表はカレンダー形式で、日ごとに利用者のお迎え場所と時間が書かれています。
1枚にまとめられているため、利用者名は略称で、文字も小さく、目視で確認するには
どうしてもミスが起きやすいだろうなと感じました。
本来、利用予定が通常と異なるときこそ連絡帳に次回利用予定を書く意味があるのに、
変更があるときに限って間違ってしまうのでは、書いている意味がなくなってしまいます。
利用予定に変更があるときに連絡帳の記述が間違っていたら
書いている意味ないじゃない!
そこで、データから次回利用予定を自動で確認できるプログラムを VBA で試作してみました。
そして放課後デイの先生に「利用予定のデータはどんな形式で管理しているのか」を聞いたところ、
なんと Excel で作った月別の利用者一覧表をそのまま編集して管理していると知り、驚きました。
データをカレンダー形式で管理しているなんて!
システム開発の経験からすると、データは「1件＝1行」で管理するのが基本です。
ところが、利用予定自体がカレンダー形式の表で管理されている状態では、
データをプログラムで扱うことが難しく、まずはデータの登録方法から見直す必要があることが分かりました。
そこでまず、利用予定を登録するためのプログラムを作成しました。
その利用予定のデータをもとに
- 月別の利用者一覧を出力するプログラム
- 利用予定の追加・変更・削除ができるプログラム
- 今日時点の利用者一覧を照会できるプログラム
- 登録済データのチェックリストを出力するプログラム
を作成しました。
問題だった「次回利用予定の確認」については、今日時点の利用者一覧を照会する
プログラムに機能として組み込みました。
開発当時は、紙と Excel だけで管理していて、クラウドシステムはまだ導入されていませんでした。
今ではクラウドシステムが整備されていますが、私が作ったプログラムは、
現場の方々にとって使いやすいようで、今でも変わらず活用していただいています。
小さな改善でも、現場の負担を減らす力になるのだと実感しています。