利用予定表作成プログラムを保護者向けに改善!

毎月、放課後等デイサービスから配布される利用予定表に、当たり前のように予定を書き込んでいました。
あるとき、ふと「変更があるところだけを書けば、もっと楽になるのでは？」と思いつきました。

そこで早速、放課後デイの先生に「利用予定表をこういう形に改善してみたいのですが」と提案し、改善内容のすり合わせを行いプログラムを修正してみました。

※ベースとなっている「ボタンひとつで利用予定表を自動生成する初期版の仕組み」については、以下の記事で詳しく紹介しています。
今回の記事とあわせて読んでいただくと、より理解しやすくなると思います。

それでは、どのようにプログラムを改良したのか、具体的に解説していきます。

改善理由

保護者の視点

• 利用予定表に手書きで書く部分が多い→時間がかかる
• 利用日数が多い保護者ほど、手書き量が増える→負担が大きい

放課後デイ職員の視点

• 利用予定表を確認する場合、どの日に変更があるかを1つずつ目視で確認する必要がある→確認作業に時間がかかる
• 目視確認のため、変更箇所の見落としが発生することがある→登録時の入力ミスにつながる

改善前と改善後の比較

状態の比較

	改善前	改善後
保護者	・利用する全ての日に利用予定を手書きで記入する	・通常の利用予定の日は☑を手書きで記入 ・通常の利用予定と違う日のみ変更内容を手書きで記入
放課後デイ職員	・利用者から回収した利用予定表の通常の利用予定から変更がある部分を判断し、目印としてマーカーを塗る	・利用者から回収した利用予定表の手書きで書かれている部分を目印としてマーカーを塗る

記入例

保護者が、利用予定表に赤字部分を手書きで記入する

	改善前	改善後
変更なし
変更あり

具体的な改善内容

利用予定表作成プログラムを修正する。

プログラムの修正内容

• 学校か自宅のどちらかを☑する部分→通常利用時のお迎え場所と時間を出力し、前に☑する部分を付ける
• お迎え時間を書く部分→変更内容を書く(　　　　　　　)欄に変更する

改善前	改善後

保護者	手書きで書く量が減る→記入時間の短縮
放課後デイ職員	通常の利用予定から変更がある箇所が分かりやすい→確認時間短縮、入力ミスの軽減

保護者アンケートの結果：改善後の使いやすさを検証しました

放課後デイを通じて保護者の方にアンケートを実施し、改善後の使いやすさについて率直なご意見を伺いました。

視覚的な見やすさの評価

利用予定表の出力内容や文字のフォントを見直したことで、全体の見やすさがどのように変化したかについての結果です。

利用予定の記入しやすさの評価

実際に利用予定を記入する際の書きやすさについての結果です。

保護者の方から届いたリアルな感想

アンケートの自由記述欄に寄せられた保護者の方の感想を一部ご紹介します。

放課後デイ職員の方からの感想

続いて、実際に利用予定表を受け取り、日々の確認や処理を行っている職員の方からいただいたご意見をご紹介します。

まとめ

今回、利用予定表の改善後に保護者の方と職員の方へアンケートを実施したことで、「見やすさ」や「記入のしやすさ」が実際に向上していることを確認できました。

保護者の方からは、「見やすくなった」「予定を記入しやすい」といったご意見を多くいただきました。
一方で、「慣れるまでは少し戸惑う」といった声もあり、新しい様式に慣れるまでには一定の時間が必要であることも分かりました。

また、「下校時間とバス停の時間の両方を書けると分かりやすい」というご意見もいただきました。
ただし、このケースは特定の利用者の方に限られるものであり、下校時間は本来この利用予定表に記入する項目ではないため、今後の改善項目としては見送ることになりました。

職員の方からは、「見やすく、処理作業にも不便を感じない」といった評価をいただき、現場での確認や事務処理の負担軽減にもつながっていることが分かりました。

一方で、記入方法の説明資料を添付して配布したにもかかわらず、一部の保護者の方に時間の見落としや記入方法の勘違いが見られました。資料を配布するだけでなく、送迎時などに直接説明を行うなどしていれば、よりスムーズに新しい様式に慣れていただけたのではないかなと思います。

今までも何度か改善は行ってきましたがアンケートを取ったのは初めてで、実際の利用者のご意見が聞けたのは良かったです。