Googleフォームの回答を自動集計！参加者一覧・不参加一覧を作る方法

「Googleフォームでイベントの出欠は集まった。でも、この回答データをどう整理すれば、参加者一覧や不参加一覧として使いやすくできるんだろう……？」

夏祭りなどの大きなイベントでは、「家庭によって参加人数が異なる」「イベント終了後の帰宅方法が異なる」といった、さまざまな回答が集まります。
せっかくGoogleフォームで出欠確認を効率化しても、届いたデータを一つひとつ確認しながら、参加者一覧や不参加一覧を手作業で作成しているケースも少なくありません。

でもその作業は、Googleスプレッドシートの関数を使えば自動化できます。

あらかじめ設定しておけば、Googleフォームに回答が届いた瞬間に、次のようなリストを自動で作成できます。

• 参加日ごとの参加者一覧
• イベントの不参加一覧

前回の記事では、Googleフォームでイベントの出欠を集める方法をご紹介しました。
今回は、その回答データをもとに、「8月6日の参加者一覧」「8月7日の参加者一覧」「不参加一覧」の3つのシートを自動で作成する方法を解説します。

特に「不参加一覧」を作成しておくのがポイントです。「欠席の連絡はもらっていたかな？」と確認する手間を減らせるほか、未回答の方への再連絡もスムーズになります。

Googleスプレッドシートを使ったことがない方でも、そのままコピーして使えるように、設定方法をできるだけ分かりやすくまとめました。

イベントの出欠確認から一覧作成までを効率化したい方は、ぜひ参考にしてみてください。

【準備編】フォームの回答をスプレッドシートに連携する

Googleフォームで回答が集まり始めたら、次に行うのが「スプレッドシートとの連携」です。

「フォームの管理画面でもグラフが見られるし、それで十分じゃない？」と思うかもしれません。
でも、当日の受付名簿を自動で作ったり、参加人数を自動集計したりするには、データをスプレッドシート（表計算ソフト）に保存する必要があります。

この連携は、イメージとしては「データの自動倉庫をつくる」ようなものです。
一度連携してしまえば、あなたが何もしなくても、回答が届くたびにデータが自動で蓄積されていきます。

設定はとても簡単で、たった3ステップで完了します。次の項目で順番に見ていきましょう。

回答タブからスプレッドシートを作成

まず、作成した Google フォームの編集画面を開き、上部の 「回答」タブ をクリックします。
すると、現在届いている回答の一覧が表示されます。

※本文中の名前は、すべてサンプルとして作成した架空のものです。
実在の児童や保護者とは一切関係ありませんので、ご安心ください。

右上にある緑色のスプレッドシートアイコンをクリックしましょう。
※初めて連携する場合は「スプレッドシートを作成」、すでに連携済みの場合は「スプレッドシートへリンク」と表示されます。

新しいシートを作成する

「回答の送信先を選択」というウィンドウが表示されます。

「新しいスプレッドシートを作成」が選択されていることを確認します。

名前はそのままでも問題ありませんが、「2026年夏祭り_出欠集計」のように、後から見て内容がひと目で分かる名前に変更しておくと、後々の管理がぐっと楽になります。

最後に、右下の「作成」をクリックしましょう。

自動更新される「生データ」を確認

作成を押すと、自動的に新しいスプレッドシートが開きます。

一番上の行には、フォームで作成した設問（「児童氏名」「8月6日の参加人数」など）が並んでいるはずです。
ここに回答が届くと、「タイムスタンプ（回答した日時）」とともに、新しい行が自動で追加されていきます。

この連携したスプレッドシートのデータは、すべての元になる大切なデータ（生データ）です。

名簿を見やすく整えようとして、このシートの行を削除したり、直接名前を書き換えたりするのは避けましょう。
フォームから新しい回答が届いたときに、データの順番や内容がずれてしまう原因になることがあります。

「じゃあ、どうやって名簿を作ればいいの？」と思いますよね。

安心してください。
この「生データ」のシートには一切手を加えず、別のシートに必要なデータだけを自動で呼び出すのが、DXの基本的な考え方です。

次は、いよいよその「指示（関数）」を使って、参加者一覧を自動で作成するステップへ進みましょう。

【実践編】関数一つでOK！参加者一覧と不参加一覧を自動で作成する

Googleフォームで集まった回答は、一つのシートに時系列で次々と蓄積されていきます。

しかし、この「一つの大きなリスト」のままでは、参加日ごとの参加者一覧や不参加一覧として確認するには見づらく、必要な情報を把握しにくくなります。

そこで今回は、参加日ごとの参加者一覧と不参加一覧を自動で作成し、必要な情報を見やすく整理していきます。

8月6日の参加者一覧を自動で作成する

① 新しいシートを作成する

スプレッドシートの左下にある「＋」ボタンをクリックし、新しいシートを作成します。

次に、新しいシートのタブ右側にある「▼（メニュー）」をクリックし、「名前を変更」を選択します。

シート名を「8月6日の参加者一覧」に変更しましょう。

② QUERY関数を入力する

作成したシートのA1セルに、次の関数を入力します。

=QUERY('フォームの回答 1'!A:I, "select B, E, G, H, I where D contains '2026年8月6日' and C = '参加する' order by G asc", 1)

③8月6日の来場者数の合計を求める

「8月6日の参加者一覧」シートの空いているセル（例：H1）に、次の数式を入力するだけでOKです。

=SUM(B2:B)

数字だけが表示されていると、何の数字か分かりにくくなります。

そのため、計算式の隣のセル（H1に数式を入力する場合はG1など）に、「来場者総数」や「総参加人数」といった項目名を入力しておくと分かりやすくなります。

8月7日の参加者一覧を自動で作成する

「8月6日の参加者一覧」シートをコピーして、日付の部分だけを修正すれば、すぐに作成できます。

① シートをコピーする

画面下にある「8月6日の参加者一覧」シートのタブ右側にある「▼（メニュー）」をクリックし、「コピーを作成」を選択します。

新しく作成されたシートの名前を「8月7日の参加者一覧」に変更します。

② QUERY関数の日付を書き換える

新しく作成した「8月7日の参加者一覧」シートのA1セルをクリックします。

数式バーに表示されている数式の中から、「日付」と、人数を取得する「列」の2か所を書き換えます。

修正前の関数（8月6日分）

=QUERY('フォームの回答 1'!A:I, "select B, E, G, H, I where D contains '2026年8月6日' and C = '参加する' order by G asc", 1)

修正後の関数（8月7日分）

=QUERY('フォームの回答 1'!A:I, "select B, F, G, H, I where D contains '2026年8月7日' and C = '参加する' order by G asc", 1)

↑ 赤字で示した「F」と「’2026年8月7日’」の部分に注目してください。

日付を書き換えたら、Enterキーを押してください。

日付を「8月7日」に変更した瞬間、参加者一覧の内容が8月7日分に切り替わります。
また、右側に作成した「来場者総数」の集計も、自動的に8月7日分として再計算されます。

不参加一覧を自動で作成する

最後に、「不参加」と回答した方を抽出する「不参加一覧」シートを作成します。

「欠席の連絡はもらっていたかな？」と、過去のメールやチャットをさかのぼって確認する手間を減らすことができます。

① 新しいシートを作成する

スプレッドシートの左下にある「＋」ボタンをクリックし、新しいシートを作成します。

次に、新しいシートのタブ右側にある「▼（メニュー）」をクリックし、「名前を変更」を選択します。

シート名を「不参加一覧」に変更しましょう。

② QUERY関数を入力する

作成したシートのA1セルに、次の関数を入力します。

=QUERY('フォームの回答 1'!A:I, "select B, I where C = '参加しない'", 1)

まとめ

今回は、Googleフォームの回答データをもとに、「参加者一覧」と「不参加一覧」を自動で作成する方法を解説しました。

最初は「難しそう……」と感じるかもしれませんが、一度設定してしまえば、あとはフォームに回答が届くたびに一覧が自動で更新されます。

関数を使うことで、参加日ごとの参加者一覧や不参加一覧を自動で作成できるようになり、手作業で名簿を作る負担を大きく減らせます。

また、新しい回答が届くたびに一覧が自動で更新されるため、転記漏れや集計ミスの防止にもつながります。

イベントの出欠確認から一覧作成までを効率化したい方は、ぜひ今回の方法を活用してみてください。

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